Waar blijft de verwerkersovereenkomst?
‘Waar blijft jullie verwerkersovereenkomst? Die is toch verplicht vanwege de AVG?’ Deze vraag kregen we het afgelopen halfjaar diverse malen. Peter Bregman vertelt hoe het zit.
Het klopt: een verwerkersovereenkomst is inderdaad verplicht. We hebben zeker niet stilgezeten, maar we hadden te maken met een dilemma rond de rol die wij hebben. Daarom hebben we gewacht tot er meer informatie beschikbaar kwam voordat wij knopen hebben doorgehakt. De kans bestond dat we allerlei aanvullende afspraken zouden maken die na een halfjaar alweer de prullenbak in konden.
Verwerker
De verwerkersovereenkomst is namelijk alleen van toepassing als wij in het kader van de AVG moeten worden beschouwd als verwerker en niet als verwerkersverantwoordelijke. Het lijkt een woordenspel, maar het verschil is essentieel. Kort gezegd bestaat verwerking uit:
• salarisverwerking;
• administratieve dienstverlening;
• het uitsluitend ter beschikking stellen van software voor bijvoorbeeld de aangiftepraktijk.
Verwerkersverantwoordelijke
Voor de volgende werkzaamheden zijn wij een verwerkersverantwoordelijke:
• het samenstellen van jaarstukken;
• inhoudelijke advisering.
Het verzorgen van fiscale aangiften (o.m. inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting) is lang een twijfelgeval geweest. Wij hebben het standpunt ingenomen dat wij méér voor jou doen dan alleen het beschikbaar stellen van software of het naar jouw instructie invullen van de aangiften. Wij gaan immers ook na of de ontvangen gegevens juist zijn. Bovendien vallen wij terug op onze kennis van wet- en regelgeving, om zo voor jou een verantwoorde aangifte te verzorgen. Daarom zien wij onszelf ook in het kader van de fiscale aangiften als verwerkingsverantwoordelijke.
Gecombineerd met opdrachtbevestiging
Omdat wij in verschillende hoedanigheden met jou samenwerken, willen wij het eventuele aangaan van een verwerkersovereenkomst combineren met het updaten van de opdrachtbevestiging. Zo word je niet vermoeid met allerhande losse documenten en blijven onze afspraken overzichtelijk. We gaan ervanuit dat we dit in de loop van 2019 opgelost hebben.