Vaste reiskostenvergoeding in coronatijd: hoe zit het na 1 juli?
Als een werknemer vanwege de coronacrisis thuiswerkt, mag je zijn vaste reiskostenvergoeding doorbetalen. Tenminste: als hij of zij al vóór 13 maart 2020 recht had op deze vergoeding. Onlangs is deze regeling verlengd tot 1 juli 2021. Maar hoe zit het daarna?
Met ingang van 1 juli mag je een thuiswerkdag niet meer als een reisdag aanwijzen. Je moet de reiskostenvergoeding dan aanpassen aan het nieuwe werkpatroon. De vergoeding mag dus niet meer gebaseerd zijn op het reisgedrag van vóór de eerste lockdown in maart 2020.
Een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag na 1 juli alleen nog worden uitbetaald als:
• je werknemer minimaal 36 weken weer álle werkdagen naar een vaste werkplek reist.
• er meer thuis wordt gewerkt, maar je werknemer wel minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. Werkt een medewerker minder dan 5 dagen in de week? Dan mogen deze 128 reisdagen naar evenredigheid worden toegepast.
Is er bij jouw bedrijf geen sprake van een van de bovenstaande situaties? Dan moeten reiskosten uitbetaald worden op basis van nacalculatie of declaratie door je werknemer. Je betaalt dan alleen de dagen dat de werknemer echt heeft gereisd, met een maximum van € 0,19 per kilometer onbelast.
Inventariseren
De komende maanden heb je de tijd om rustig te inventariseren bij wie de reiskostenvergoeding aangepast moet worden. Wie komt er nog in aanmerking voor een vaste reiskostenvergoeding? En als de vaste reiskostenvergoeding vervalt, welke methode ga je dan toepassen? Moeten de medewerkers elke maand hun reisdagen declareren, of pas je nacalculatie toe aan het einde van het jaar? Dat laatste kan goed als je een systeem hebt dat bijhoudt op welke dagen je werknemer op het bedrijf werkt.
Advies nodig over de reiskostenvergoeding? Neem dan contact op met Anne Marie Nollen-Paalman of Jannette Eilander, telefoon 0578-699216/217, of lonen@pmheerde.nl.