Ook in coronatijd staan wij voor je klaar
Door de coronacrisis moeten we ons werk anders inrichten. Dat biedt ook nieuwe kansen. Hier lees je hoe wij er – ook in coronatijd – voor je zijn.
12 maart 2020 zal iedereen nog helder voor de geest staan. Veel mensen zaten aan de buis gekluisterd toen premier Rutte vanuit het torentje zware maatregelen aankondigde ter bestrijding van het coronavirus. Positief hierbij was dat we niet – zoals een aantal omringende landen – een volledige lockdown kregen, maar een ‘intelligente lockdown’. Toch zijn voor veel ondernemers de consequenties (nog) niet te overzien. We weten inmiddels wel dat de gevolgen voor een aantal ondernemers groot of zelfs onoverkomelijk zijn, terwijl andere ondernemers juist nieuwe kansen weten te creëren.
Kantoor weer open
Ook als kantoor voelen wij de impact van corona nog dagelijks. Neem bijvoorbeeld thuiswerken: eerst deden onze medewerkers dat bij uitzondering, maar de afgelopen acht weken was het de regel. Ons kantoor in Heerde ging fysiek op slot.
Inmiddels hebben wij ons kantoor zo kunnen inrichten dat ons team weer op een veilige manier aan het werk kan. Iedereen heeft een werkplek met minstens drie meter afstand tot zijn of haar collega. Daarnaast reguleren we het bezoek van klanten en andere relaties. Op die manier voorkomen we dat er onverwachts (te) veel mensen in ons kantoor aanwezig zijn, wat tot onveilige situaties zou kunnen leiden.
Bezoekregels
Wij hanteren voor bezoek de volgende regels:
- Wil je een afspraak bij ons op kantoor? Dat kan als je geen verkoudheids- of griepklachten hebt. Wij ontvangen uitsluitend bezoek op afspraak.
- Bij onze ingang staat desinfectiegel. We vragen je om je handen hier te desinfecteren.
- We ontvangen gasten niet in een wachtruimte, maar bij de balie.
- Verder zijn uiteraard de algemene richtlijnen van het RIVM van toepassing, waaronder de 1,5 meter afstand en het niet schudden van handen.
- Wil je graag een afspraak, maar heb je bijvoorbeeld klachten of kom je liever nog niet op kantoor? Dan kun je als alternatief een videoafspraak maken. We geven je dan een instructie zodat je met de mobiele telefoon, tablet of laptop kunt inloggen op onze online vergaderruimte. Zo hopen we de komende tijd toch contact te houden en je goed van dienst te kunnen zijn.
Ons digitale kantoor
De coronacrisis stimuleert ook bepaalde ontwikkelingen. Zo hebben wij grote stappen gezet op het gebied van automatisering. Dit heeft ook gevolgen voor de manier waarop we met jou als klant communiceren:
- We ondertekenen de jaarrekeningen niet meer fysiek maar met een gekwalificeerde digitale handtekening. Op Europees niveau is dit momenteel de veiligste manier van ondertekenen. Zo waarborgen we de authenticiteit van de door ons ondertekende documenten. We vragen je als klant om – indien mogelijk – de stukken ook digitaal te ondertekenen. Dat kan met een geavanceerde en dubbel beveiligde manier van ondertekenen (tweestapsverificatie).
- De aangiftes inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en omzetbelasting bieden we voortaan aan via ons portaal. Daarmee bieden we onze gegevens niet alleen AVG-proof aan, we maken het voor jou ook mogelijk om de aangifte meteen te ondertekenen. Ook dit gebeurt met tweestapsverificatie.
- In het kader van de AVG moeten we stukken met persoonsgegevens versleuteld versturen om te voorkomen dat deze onderschept kunnen worden. Binnenkort nemen wij hiervoor een nieuw platform in gebruik. Daarmee kunnen we op de juiste manier gegevens versturen én opvragen. Heb je documenten met persoonsgegevens die je veilig wilt aanleveren? Geef ons een seintje, dan leggen we uit hoe het werkt.
Zo eenvoudig mogelijk
We zijn blij dat we deze stappen – samen met onze partners – snel hebben kunnen realiseren. Dit zorgt voor een efficiëntere afwikkeling van de stukken en voor minder verbruik van papier. Ook al hebben we deze processen zo zorgvuldig mogelijk ingericht, toch kun je als klant misschien tegen een kinderziekte aanlopen. Neem dan contact met ons op, zodat we de problemen kunnen oplossen. We willen het voor jou als klant zo eenvoudig mogelijk maken.